Odzież robocza musi zostać udostępniona pracownikowi, jeżeli istnieje ryzyko, że jego własne ubranie ulegnie zabrudzeniu bądź zniszczeniu podczas wykonywania obowiązków zawodowych. Co więcej, w odzież roboczą trzeba wyposażyć pracownika, gdy jej użytkowanie jest konieczne ze względu na warunki sanitarne, BHP lub technologiczne. Pracownikowi, który musi odświeżać odzież we własnym zakresie, należy się ekwiwalent. Kiedy musi on zostać wypłacony i na jakich warunkach?
Kiedy należny jest ekwiwalent za pranie odzieży?
Pracodawca zobowiązany jest zarówno do dostarczenia pracownikowi odzieży roboczej, jak i okresowej jej wymiany czy naprawy. Pranie ubrań może jednak zostać przerzucone na pracownika, niemniej jednak tylko w sytuacji, gdy nie zostały one skażone środkami chemicznymi, promieniotwórczymi czy materiałami biologicznie zakaźnymi. Jeśli to pracownik, a nie pracodawca będzie zobowiązany do prania odzieży roboczej, to należy mu wypłacić ekwiwalent. Przepisy ogólne nie określają, w jakiej wysokości ani kiedy dokładnie trzeba dokonywać wypłaty środków pieniężnych. Pracodawca powinien w regulaminie pracy określić, na jakich zasadach wypłacany jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej.
Ile powinien wynosić ekwiwalent?
Co do zasady, ustalając wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, należy wziąć pod uwagę aktualnie obowiązujące ceny, czyli kwoty, jakie zakład pracy musiałby zapłacić. Ekwiwalent zwykle wypłacany jest co miesiąc wraz z wynagrodzeniem, niemniej jednak pracodawca może określić dowolną częstotliwość wypłat. Jeżeli pracownik w danym okresie rozliczeniowym przebywa na urlopie bądź na zwolnieniu lekarskim, wysokość ekwiwalentu może zostać zredukowana, bowiem nie użytkuje on odzieży tak często, jak zwykle, a co za tym idzie – nie musi jej tak często prać. Warto pamiętać, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie podlega oskładkowaniu ani opodatkowaniu. Niemniej jednak od tej reguły obowiązują pewne odstępstwa. W sytuacji, ceny wysokość ekwiwalentu znacznie odbiega od cen rynkowych (pracownik otrzymuje większą kwotę, niż powinien), to organy państwowe mogą zdecydować o jego oskładkowaniu i opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Zwykle następuje to w drodze kontroli skarbowej bądź ZUS.
Alternatywne rozwiązanie
Pracodawca może zdecydować, czy zajmie się praniem odzieży roboczej we własnym zakresie, czy też zobowiąże do tego swoich pracowników, a tym samym, wypłaci im ekwiwalent. Istnieje jeszcze jedno, alternatywne rozwiązanie, z którego korzysta dziś wiele firm. Otóż zarówno dostarczanie, jak i pranie odzieży roboczej można zlecić firmie zewnętrznej. Dzięki temu nie trzeba we własnym zakresie dbać o odzież roboczą, nie trzeba również ustalać wysokości ekwiwalentu, co w wielu przypadkach bywa bardzo kłopotliwe. Firma, która zajmuje się dostarczaniem i praniem odzieży roboczej, dba również o jej okresową wymianę bądź naprawę. Co więcej, może ona we własnym zakresie dowozić oraz odbierać odzież z konkretnego przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie pozwala odciążyć zarówno samego pracodawcę, jak i pracownika.
